FUERA DE STOCK

por Janet Hessler | March/April 2012 | 22 | 2

Apics Magazine

Descubriendo soluciones innovadoras para problemas de inventarios

Mi empresa fabrica soluciones de redes de datos y accesorios, incluyendo artículos tales como conectores, enchufes y cables. Recientemente, hemos tenido una oportunidad inesperada, que dio lugar a importantes mejoras operativas en los procesos de manejo de accesorios. La oportunidad surgió de una ingrata fuente: el conflicto - el tipo de conflicto que existe entre los departamentos de casi todas las organizaciones.

Todo comenzó un día como cualquier otro, pero entonces sucedió lo impensable: El stock de un conector especial se agotó completamente. Esto significó que un cargamento crítico de un cliente se retrasó, hasta que pudimos acelerar una entrega del proveedor. Después de indagar profundamente las causas, finalmente se dieron cuenta de que la falla había sido causada por una falta de comunicación entre los departamentos de marketing e ingeniería.

El personal de marketing identificaban los accesorios despachables (que se agrupan y se incluye con el producto base) en las notas de envío. Mientras tanto, ingeniería controlaba el diseño del producto y la documentación. Los dos grupos acordaron inicialmente en qué accesorios deben ser provistos al cliente, pero, el tiempo de las notas del producto se ampliaron para incluir los accesorios que carecían de documentación, lo que provocó costos ocultos y muchas demandas de tiempo en el sistema.

Es evidente que algo había que hacer. Los líderes de la empresa crearon un equipo multi-funcional con la tarea de encontrar una solución para reconectar la planificación y el uso de accesorios finales. Yo contribuí a estos esfuerzos como representante de materiales. Las siguientes acciones ocurridas fueron basadas en las decisiones del equipo:

ü  Marketing cedió el control de las notas de texto para los accesorios y la coordinación de las necesidades de esos productos a ingeniería.

ü  Sistemas de información mejoró el sistema de ventas y documentos de envío para recibir los requerimientos de los accesorios de la lista de materiales(BOM) en lugar de notas de texto.

ü  Ingeniería actualizó las listas de materiales del producto y le asignó un prefijo único para cada accesorio, incluyendo todos los accesorios considerados aplicables por Marketing.

ü  En Materiales, el inventario de productos terminados empleado en el pickeado  y productos intermedios y sus accesorios utilizaron los formularios de envío mejorados.

Una oportunidad para el cambio

La primera oleada de mejoras eliminando la entrada de datos de marketing y manipuleo de fabricación de los accesorios. Corrigiendo esas fallas de proceso altamente visibles en la demanda de accesorios los directores se mostraron complacidos con los resultados y listos para pasar a otras prioridades. Pero yo quería llevar nuestra gestión de procesos a un nivel superior. Además, el manejo de los accesorios tenía que ser aún más eficiente.

La Figura 1 ilustra nuestro flujo de proceso de accesorio en este momento. Los accesorios se recibieron en el muelle, fueron inspeccionados, y se transfieren a la sala de almacenamiento de materias primas situado en el otro lado del edificio para la liberación con kits de producción. A pesar de que los accesorios estaban pasando sobre la fabricación, ¿por qué no entregarlos directamente en los productos terminados?

Después de la inspección, los accesorios fueron trasladados al almacén de materias primas, luego son transportadas a los productos terminados (y repuestos), cuando los kits fueron liberados a la fabricación. Cuando un producto estaba listo para despacho, los accesorios son recogidos y empaquetados para que coincida con las cantidades del envío. La duplicación de esfuerzo era obvia. Mi objetivo personal se convirtió en reducir a la mitad el manejo de los accesorios, racionalizar el proceso de acción, escoger, y empaquetar una sola vez.

Las siguientes son las lecciones que aprendí al hacer que esto suceda, así como las pasos que llevó para estar donde estamos hoy.

Consideremos el punto de uso. Después de que los accesorios fueron traídos al almacén de materias primas, se quedaron allí hasta que se necesitaban para los productos terminados. La solución lógica es que los llevaran directamente a los productos terminados después de la inspección. El flujo de material para los accesorios ahora difiere de la de los componentes necesarios para la producción, pero se ponen los  accesorios donde se necesitan. Un camino por separado para los productos terminados reduce la ruta de transporte dentro del edificio y elimina el desperdicio de la duplicación de almacenamiento, picking y embalaje.

Coordinar las prácticas de Material Requerements Planning (MRP) .El Abastecimiento  y la demanda de los accesorios pueden variar dependiendo de los métodos de despacho de una compañía. Hemos configurado nuestro sistema MRP para utilizar las listas de materiales y hacer link de los accesorios con sus productos primarios, que también simplifica el proceso de pedido del cliente. Esta configuración es muy valiosa para marketing - la comparan con la compra de un ordenador portátil con un adaptador de corriente incluido. Las mejoras de planificación inherentes a la consolidación de los lugares de almacenamiento de accesorios mantienen nuestro inventario limpio. También ofrecen una mejor visibilidad en las fechas de envío, en lugar de depender de las fechas de liberación del kit que se utiliza para manejar la demanda.

Manejo del inventario con inteligencia. Los accesorios no fueron mantenidos en stock permanente, ya que se considera parte del valor y conteo de inventario del producto padre. Por lo tanto, los productos terminados necesitaban grandes cantidades de piezas de accesorios on hand para dar cabida a los embarques de productos primarios.

Ahora, los accesorios están físicamente y continuamente abastecidos como materias primas. 

La duplicidad de almacenamiento, mientras que engorroso, nos permite separar los accesorios disponibles para los kits de accesorios  de los accesorios asignados para  trabajos en proceso y productos terminados.

Esta configuración demanda  un análisis detallado de las cantidades de los accesorios disponibles. Los empleados del almacén de productos terminados   podrían manejar los cálculos de forma manual, pero, añadiendo una nueva tarea de esta magnitud a las responsabilidades del grupo compensa las mejoras de eficiencia. En su lugar los empleados de almacén corrigen las diferencias entre los conteos físicos y permanentes, identifican las causas de las discrepancias, y verifican la exactitud del inventario mediante el conteo cíclico. Con la documentación mejorada, la planificación y elaboración de informes de inventario, mantenemos un nivel de inventario de accesorios mucho más ágil al tiempo que reduce el riesgo de desabastecimiento.

Actualización de los enfoques de control de lote. El aspecto más complejo y, posiblemente, el más importante, de cambiar nuestro proceso de accesorio se dirigía a nuestro compromiso de trazabilidad de los componentes. Anteriormente, se registró una gran producción del fabricante a la recepción. Todos los componentes a continuación, se emitieron órdenes de trabajo por lotes. Se necesitaría saber exactamente el lote de envío del fabricante de accesorios, pero, a menudo, no se sabía por el trabajador de productos terminados no podía ver que muchos lotes de accesorios se envía con un producto en particular. Los accesorios fueron separados de la orden de trabajo de producción y se enviaron en una base primero en entrar, primero en salir, a pesar de la orden de trabajo el producto de padre.

Considero tres enfoques para el control de lote. El primero fue para quitar las banderas de control de lotes de los accesorios y reemplazarlos con banderas de stock de piso. El trabajo en proceso se retira de los requisitos de presentación de informes de inventario, lo que simplifica el cálculo para determinar el conteo físico en el almacén, que no sería más que las cantidades asignadas a los productos terminados junto con la cantidad de stock permanente. Esto automatizó las órdenes de trabajo y redujo el trabajo de ingresos de datos en el almacén. Por desgracia, la eliminación de la bandera de control de lotes suprime la obligación de un elemento accesorio de la inspección a la recepción. Como todos los accesorios deben ser inspeccionados, no se pudo eliminar el indicador de control de lote.

El segundo enfoque que yo consideraba era el otro extremo- imposición de control de lote completa. Esto iba a limitar nuestra exposición en el caso de fallas del producto en el campo. El personal de productos terminados emitiría los items accesorios cuando los productos primarios fueran completados en stock. Los accesorios se almacenarían con los productos padres apropiados y la cantidad de stock físico general coincide con la cantidad permanente. Esto simplificaría los requerimientos de reportes de inventario mediante la eliminación de las necesidades de información adicionales. Sin embargo, este método necesitaría importantes recursos de stock de accesorios con sus correspondientes unidades terminadas y registrar las transacciones que fueron previamente automatizados, haciéndolo muy ineficiente. Además, es poco probable que los accesorios actualmente sean causa de fallas del producto en el campo.

He descubierto un tercer enfoque para el control de lotes en la literatura del software del sistema. Nivel de Lote- una subcategoría de control de lote que no se había utilizado anteriormente -nos permite definir el punto de almacenamiento, donde ya no se requiere el control de lotes. La funcionalidad del nivel de lote combina lo mejor de ambos mundos para los accesorios. Mantener el control de lotes a través de la recepción manejando nuestros requisitos de inspección y una garantía de que el artículo recibido cumple con nuestros criterios de inspección. Al eliminar el control de lotes a través de nivel de lote en la parte final del proceso, podemos tratar a los accesorios como reservas de piso. Por lo tanto, las transacciones de accesorios se registran automáticamente al finalizar el producto padre a los productos terminados. La aplicación de este método está en curso.

Las fallas que descubrimos en nuestras campañas de marketing y las prácticas de documentación de producto de ingeniería encendió una luz en el proceso de manipulación que se encontraba en extrema necesidad de atención. Nuestra última solución, la cual puede verse en la Figura 2, elimina duplicaciones por almacenar todos los accesorios de productos acabados. El proceso original dictada en que tratáramos a los accesorios como lo hacemos con todos los requerimientos de producción. En realidad, merecen especial cuidado y atención y son un factor clave en la satisfacción del cliente. Las lecciones que hemos aprendido que surgían de los conflictos han racionalizado nuestros procesos de manipulación, impulsado nuestra calidad, y mejorar nuestra eficacia general de la organización.

Janet Hessler es director de materiales para una empresa de fabricación en Long Island, Nueva York.