Horizontes de tiempo en el Pronóstico

Aquí el objetivo es establecer el pronóstico de demanda para la compañía. Pero hay diferentes horizontes de tiempos o niveles de pronósticos:

·         Nivel 1 – El Plan Estratégico : La estrategia de la compañía utiliza un pronóstico de 3 a 5 años de horizonte de tiempo como herramienta para el desarrollo de productos nuevos, inversión en equipos o desinversión, capital de expansión…

·         Nivel 2 – Sales & Operation Planning: Usado para pronosticar la demanda de clientes sobre los 6 a 18 próximos meses y construir la capacidad requerida y el abastecimiento de material acorde con el plan. Aquí las principales decisiones que podrían tomarse son la contratación de empleados, la subcontratación, la compra de una máquina nueva, ...

·         Nivel 3- Master Production Schedule (MPS): Usado para pronosticar los próximos 3 a 6 meses de demanda y construir la programación de manufactura y la programación de abastecimiento de material así como la carga de la capacidad de planta. Aquí, el pronóstico debe ser lo suficientemente preciso para programar las operaciones de fabricación correcta y realizar los ajustes si es necesario.

El tiempo de horizonte depende del sector de la industria de la compañía y puede ajustarse dependiendo del ciclo de vida del producto. Los horizontes de tiempos pueden ser absolutamente diferentes para la manufactura de una PC y para la manufactura de una energía nuclear.

Principales criterios para elegir un modelo de pronóstico son las siguientes:

·       Data Historica:  ¿Hay disponible data histórica relevante para productos o familias de productos? ¿Hay cambios significativos en el mercado? ¿Clientes? ¿Cambios en la macro-economía? ¿Economía en crisis o en crecimiento?.

• Precisión de pronóstico requerido:  Es muy difícil ser preciso para un solo ítem, pero muy fácil serlo para familias de 500 items, entoces la cuestión es encontrar el nivel apropiado para obtener una precisión adecuada.
• Costo aceptado para construir el pronóstico: ¿Por cuánto tiempo puedo trabajar? ¿Cuántas personas participan? ¿Tengo que comprar estudios de mercado o revisiones económicas?

Tenga en cuenta que, por naturaleza, un pronóstico es incierto. Pero esta incertidumbre - esto se olvida con demasiada frecuencia - se puede estimar por lo que debe tenerse en cuenta!

Hay muchos modelos estadísticos que pueden ser utilizados para su cálculo. Por otra parte, más de un pronóstico es agregado y más de un horizonte de tiempo es largo, más de una previsión es exacta.

Esto significa que, o bien hay que prever en el horizonte largo por familias de productos agregados o bien se prevé por producto con un horizonte de tiempo muy corto. De lo contrario, incluso con los mejores modelos de predicción estadísticos,  estimar más de 3-5 años solo producto nunca funciona.

Demand Planning Eficiente

El mayor objetivo de Demand Planning es responder la siguiente pregunta:

“Que esperan comprar los clientes?”

Es crítico establecer en el S&OP( Sales & Operation PLanning) el horizonte – 18 meses- que podría estar logrando en ingresos en Unidades y Valor en US$ para la compañía en concordancia entre el plan estratégico acordado y el plan de abastecimiento.

¿Porqué un Demand Planning eficiente es crítico?

La mayoría de las compañías, gastan muy pocos esfuerzos en establecer un plan de demanda proactivo sino que realizan simplemente un agregado de los pronósticos de clientes por segmentos y mensualmente – o peor aún mantienen el anterior como un imput del plan de abastecimiento.

Esto incrementa el efecto látigo y el personal de logística gasta más de su tiempo cambiando órdenes y abastecimientos, cambio de prioridades e incremento significativo de inventario con un negativo impacto sobre la performance del On Time Delivery (OTD).  El resultado del cumplimiento a largo plazo son ordenes atrasadas o incluso pérdidas de ventas.

Las compañías gastan muchos esfuerzos en el planeamiento de la producción MPS (Master Production Schedule) y en los detalles del MRP (Manufacturing Requierement Planning) con un pobre resultado cuando el plan de demanda no es realista. Como resultado el desempeño operacional es pobre y la gestión se somete a presión.

El valor añadido de la gente de logística se pierde en los cambios diarios del plan de producción y el chequeo de los despachos de proveedores así como las frecuentes reuniones de seguimiento de órdenes no planeadas. La rotación de inventario es entonces baja, lo que significa que el retorno por dólar invertido para cumplir las órdenes es demasiado bajo , el dinero de la compañía se pierde en la financiación de la discrepancia del plan de demanda.

Y lo peor de todo, innecesario inventario construido: materia prima inactiva o convertido en producto final obsoleto y el impacto financiero es una consecuencia directa de la amortización en el libro contable.

En resumen, un ineficiente plan de demanda termina en órdenes atrasadas, demora en los cobros, perdidas de ventas, altos inventarios  obsolescencia los cuales pueden llevarnos a miles de dólares en vano.

Configuración de un eficiente proceso de Demand Planning en la compañía:

Usualmente, las compañías son reticentes a configurar un proceso de Demand Planning Corporativo ya que establecen que las previsiones son inciertas, y como conclusión de planificación de la demanda es una pérdida de tiempo.

Esta común sensación es un error ya que se puede afirmar lo siguiente:

·         Los pronósticos son, por naturaleza incierto, pero esta incertidumbre puede ser medida.

·         El planeamiento de la demanda es complejo, por lo tanto, una compañía obtendrá una ventaja competitiva mediante el dominio del plan de demanda.

·         El retorno de la inversión (ROI) debe ser medido por la empresa para garantizar que no haya una pérdida de tiempo. (Se debe notar que el retorno de la inversión siempre es positivo en cualquier empresa que lo implementa).

Para iniciar el proceso, la empresa deberá hacer lo siguiente:

·         Obtener el patrocinio de la junta ejecutiva para crear la función de Demand Planning y revisar el plan de demanda mensualmente.

·         Obtener o promover un Demand Planning -  responsable de establecer y ejecutar el proceso de planificación de la demanda

·         Obtener la plena participación de Ventas y Marketing de la organización, Operaciones y Finanzas.

·         Enmendar con la organización de Supply  los horizonte de tiempo de la demanda: el período en firme (por ejemplo, el tiempo de fabricación - no hay variabilidad aceptada), periodo negociables (+ / - 30% de la variabilidad aceptada de la demanda) y tiempo libre (la demanda no tiene restricciones).

·         Invertir en una herramienta apropiada (herramienta Demand Management, Módulo de ERP, Business Intelligence (BI)) que se convertirá en la única fuente de la verdad.

Trabajando sobre el proceso de Demand Planning

El planeamiento de demanda es un proceso mensual donde el output es el Plan de Demanda. Esto significa que se han tomado medidas para planificar lo que los clientes se esperan a comprar a la compañía en los próximos meses.

Esto se hace después de 4 pasos dentro de un mes en un proceso continuo:

1.        Agregación de los pronósticos de clientes, ordenes planeadas y atrasos. Revisar las diferencias, entradas dobles y pronósticos en el pasado o en el periodo congelado (usualmente dentro del orden normal del leadtime)

2.        Revisar y construir un borrador del plan de demanda sobre los siguientes parámetros:

• Determine las oportunidades del mercado: tendencias, estacionalidad, expectativas de nuevos clientes, evolución de la competencia, introducción de nuevos productos.
•  Determine el mix óptimo de productos para sostener el crecimiento en los objetivos del área de demanda.
• Determine las tácticas de Ventas y Marketing para simular la demanda y el objetivo de las áreas :promoción, eventos especiales, revisión de precios, canales de distribución.

  3. Comunicar el Plan de Demanda a la organización:

•          Organización de Supply: revisar el plan de demanda en unidades para revisar la capacidad , eficiencia y requerimiento de recursos.
•          Organización de Finanzas: revisar la asunción del mix de productos y la rotación.
•          Organización de productos: Revisar el mix de productos, introducción de nuevos productos, ciclos de vida de los productos y plan de demanda en unidades.

  4. Revisión de escenarios durante la ejecución de la reunión :

•          Revisar las hipótesis adoptadas.
•          Ajuste las prioridades.
•          Ajustar el plan de demanda de acuerdo con el escenario modificado.