por Janet Hessler | March/April 2012 | 22 | 2
Apics
Magazine
Descubriendo soluciones
innovadoras para problemas de inventarios
Mi empresa
fabrica soluciones de redes de datos y accesorios, incluyendo artículos tales
como conectores, enchufes y cables. Recientemente, hemos tenido una oportunidad
inesperada, que dio lugar a importantes mejoras operativas en los procesos de
manejo de accesorios. La oportunidad surgió de una ingrata fuente: el
conflicto - el tipo de conflicto que existe entre los departamentos de casi
todas las organizaciones.
Todo comenzó un día como
cualquier otro, pero entonces sucedió lo impensable: El stock de un conector
especial se agotó completamente. Esto significó que un cargamento
crítico de un cliente se retrasó, hasta que pudimos
acelerar una entrega del proveedor. Después de indagar profundamente las
causas, finalmente se dieron cuenta de que la falla había sido causada por una falta de comunicación entre
los departamentos de marketing e ingeniería.
El personal de marketing identificaban los accesorios
despachables (que se agrupan y se incluye con el producto base) en las
notas de envío. Mientras tanto, ingeniería controlaba el diseño del
producto y la documentación. Los dos grupos acordaron inicialmente en qué
accesorios deben ser provistos al cliente, pero, el tiempo de las notas del
producto se ampliaron para incluir los accesorios que carecían de documentación,
lo que provocó costos ocultos y muchas demandas de tiempo en el sistema.
Es evidente que algo había que hacer. Los líderes de la
empresa crearon un equipo multi-funcional con la tarea de encontrar una
solución para reconectar la planificación y el uso de accesorios finales. Yo
contribuí a estos esfuerzos como representante de materiales. Las siguientes
acciones ocurridas fueron basadas en las decisiones del equipo:
ü
Marketing cedió el control de las notas de texto para
los accesorios y la coordinación de las necesidades de esos productos a ingeniería.
ü
Sistemas de información mejoró el sistema de
ventas y documentos de envío para recibir los requerimientos de los accesorios
de la lista de materiales(BOM) en lugar de notas de texto.
ü
Ingeniería actualizó las listas de materiales del producto y le asignó un prefijo
único para cada accesorio, incluyendo todos los accesorios considerados
aplicables por Marketing.
ü En Materiales, el
inventario de productos terminados empleado en el pickeado y productos intermedios y sus
accesorios utilizaron los formularios de envío mejorados.
Una oportunidad para el cambio
La primera oleada de mejoras eliminando la entrada de datos de marketing y manipuleo de fabricación de los accesorios. Corrigiendo esas fallas de proceso altamente visibles en la demanda de accesorios los directores se mostraron complacidos con los resultados y listos para pasar a otras prioridades. Pero yo quería llevar nuestra gestión de procesos a un nivel superior. Además, el manejo de los accesorios tenía que ser aún más eficiente.
La Figura 1 ilustra nuestro flujo de proceso de accesorio en este momento. Los accesorios se recibieron en el muelle, fueron inspeccionados, y se transfieren a la sala de almacenamiento de materias primas situado en el otro lado del edificio para la liberación con kits de producción. A pesar de que los accesorios estaban pasando sobre la fabricación, ¿por qué no entregarlos directamente en los productos terminados?
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Después de la
inspección, los accesorios fueron trasladados al almacén de materias
primas, luego son transportadas a los productos terminados (y repuestos), cuando los
kits fueron
liberados a la fabricación. Cuando un producto estaba listo para despacho, los accesorios son recogidos y empaquetados para
que coincida con las cantidades del envío. La duplicación
de esfuerzo era
obvia. Mi
objetivo personal se convirtió en reducir a la mitad el manejo
de los accesorios, racionalizar el proceso de acción, escoger, y empaquetar una sola vez.
Las siguientes son las lecciones que aprendí al hacer que esto suceda, así como las pasos que llevó para estar donde estamos hoy.
Consideremos el punto de uso. Después de que los accesorios fueron traídos al almacén de materias primas, se quedaron allí hasta que se necesitaban para los productos terminados. La solución lógica es que los llevaran directamente a los productos terminados después de la inspección. El flujo de material para los accesorios ahora difiere de la de los componentes necesarios para la producción, pero se ponen los accesorios donde se necesitan. Un camino por separado para los productos terminados reduce la ruta de transporte dentro del edificio y elimina el desperdicio de la duplicación de almacenamiento, picking y embalaje.
Coordinar las prácticas de Material Requerements Planning (MRP) .El Abastecimiento y la demanda de los accesorios pueden variar dependiendo de los métodos de despacho de una compañía. Hemos configurado nuestro sistema MRP para utilizar las listas de materiales y hacer link de los accesorios con sus productos primarios, que también simplifica el proceso de pedido del cliente. Esta configuración es muy valiosa para marketing - la comparan con la compra de un ordenador portátil con un adaptador de corriente incluido. Las mejoras de planificación inherentes a la consolidación de los lugares de almacenamiento de accesorios mantienen nuestro inventario limpio. También ofrecen una mejor visibilidad en las fechas de envío, en lugar de depender de las fechas de liberación del kit que se utiliza para manejar la demanda.
Las siguientes son las lecciones que aprendí al hacer que esto suceda, así como las pasos que llevó para estar donde estamos hoy.
Consideremos el punto de uso. Después de que los accesorios fueron traídos al almacén de materias primas, se quedaron allí hasta que se necesitaban para los productos terminados. La solución lógica es que los llevaran directamente a los productos terminados después de la inspección. El flujo de material para los accesorios ahora difiere de la de los componentes necesarios para la producción, pero se ponen los accesorios donde se necesitan. Un camino por separado para los productos terminados reduce la ruta de transporte dentro del edificio y elimina el desperdicio de la duplicación de almacenamiento, picking y embalaje.
Coordinar las prácticas de Material Requerements Planning (MRP) .El Abastecimiento y la demanda de los accesorios pueden variar dependiendo de los métodos de despacho de una compañía. Hemos configurado nuestro sistema MRP para utilizar las listas de materiales y hacer link de los accesorios con sus productos primarios, que también simplifica el proceso de pedido del cliente. Esta configuración es muy valiosa para marketing - la comparan con la compra de un ordenador portátil con un adaptador de corriente incluido. Las mejoras de planificación inherentes a la consolidación de los lugares de almacenamiento de accesorios mantienen nuestro inventario limpio. También ofrecen una mejor visibilidad en las fechas de envío, en lugar de depender de las fechas de liberación del kit que se utiliza para manejar la demanda.
Manejo del inventario con inteligencia. Los accesorios no fueron mantenidos en stock permanente,
ya que se considera parte del valor y conteo de inventario del
producto padre. Por lo tanto, los productos terminados necesitaban grandes
cantidades de piezas de accesorios on hand para
dar cabida a los embarques de productos primarios.
Ahora, los accesorios están físicamente y continuamente abastecidos como materias
primas.
La duplicidad de almacenamiento, mientras que engorroso, nos
permite separar los accesorios disponibles para
los kits de accesorios de los accesorios asignados para trabajos en proceso y productos terminados.
Esta configuración demanda un análisis detallado de las cantidades de los accesorios disponibles. Los empleados del almacén de productos terminados podrían manejar los cálculos de forma manual, pero, añadiendo una nueva tarea de esta magnitud a las responsabilidades del grupo compensa las mejoras de eficiencia. En su lugar los empleados de almacén corrigen las diferencias entre los conteos físicos y permanentes, identifican las causas de las discrepancias, y verifican la exactitud del inventario mediante el conteo cíclico. Con la documentación mejorada, la planificación y elaboración de informes de inventario, mantenemos un nivel de inventario de accesorios mucho más ágil al tiempo que reduce el riesgo de desabastecimiento.
Actualización
de los enfoques de control de lote. El aspecto más complejo y,
posiblemente, el más importante, de cambiar nuestro proceso de accesorio se
dirigía a nuestro compromiso de trazabilidad de los componentes. Anteriormente,
se registró una gran producción del fabricante a la recepción. Todos los
componentes a continuación, se emitieron órdenes de trabajo por lotes. Se
necesitaría saber exactamente el lote de envío del fabricante de accesorios,
pero, a menudo, no se sabía por el trabajador de productos terminados no podía ver
que muchos lotes de accesorios se envía con un producto en particular. Los
accesorios fueron separados de la orden de trabajo de producción y se enviaron en
una base primero en entrar, primero en salir, a pesar de la orden de trabajo el
producto de padre.
Considero
tres enfoques para el control de lote. El primero fue para quitar las
banderas de control de lotes de los accesorios y reemplazarlos con banderas de
stock de piso. El trabajo en proceso se retira de los requisitos de
presentación de informes de inventario, lo que simplifica el cálculo para
determinar el conteo físico en el almacén, que no sería más que las cantidades
asignadas a los productos terminados junto con la cantidad de stock permanente. Esto
automatizó las órdenes de trabajo y redujo el trabajo de ingresos de datos en
el almacén. Por desgracia, la eliminación de la bandera de control de
lotes suprime la obligación de un elemento accesorio de la inspección a la
recepción. Como todos los accesorios deben ser inspeccionados, no se pudo
eliminar el indicador de control de lote.
El segundo
enfoque que yo consideraba era el otro extremo- imposición de control de lote
completa. Esto iba a limitar nuestra exposición en el caso de fallas del
producto en el campo. El personal de productos terminados emitiría los
items accesorios cuando los productos primarios fueran completados en stock. Los
accesorios se almacenarían con los productos padres apropiados y la cantidad de
stock físico general coincide con la cantidad permanente. Esto
simplificaría los requerimientos de reportes de inventario mediante la
eliminación de las necesidades de información adicionales. Sin embargo,
este método necesitaría importantes recursos de stock de accesorios con sus
correspondientes unidades terminadas y registrar las transacciones que fueron previamente
automatizados, haciéndolo muy ineficiente. Además, es poco probable que
los accesorios actualmente sean causa de fallas del producto en el campo.
He
descubierto un tercer enfoque para el control de lotes en la literatura del
software del sistema. Nivel de Lote- una subcategoría de control de lote
que no se había utilizado anteriormente -nos permite definir el punto de
almacenamiento, donde ya no se requiere el control de lotes. La funcionalidad
del nivel de lote combina lo mejor de ambos mundos para los accesorios. Mantener
el control de lotes a través de la recepción manejando nuestros requisitos de
inspección y una garantía de que el artículo recibido cumple con nuestros criterios
de inspección. Al eliminar el control de lotes a través de nivel de lote
en la parte final del proceso, podemos tratar a los accesorios como reservas de
piso. Por lo tanto, las transacciones de accesorios se registran
automáticamente al finalizar el producto padre a los productos terminados. La
aplicación de este método está en curso.
Las fallas que descubrimos en nuestras campañas de marketing y las prácticas de documentación de producto de ingeniería encendió una luz en el proceso de manipulación que se encontraba en extrema necesidad de atención. Nuestra última solución, la cual puede verse en la Figura 2, elimina duplicaciones por almacenar todos los accesorios de productos acabados. El proceso original dictada en que tratáramos a los accesorios como lo hacemos con todos los requerimientos de producción. En realidad, merecen especial cuidado y atención y son un factor clave en la satisfacción del cliente. Las lecciones que hemos aprendido que surgían de los conflictos han racionalizado nuestros procesos de manipulación, impulsado nuestra calidad, y mejorar nuestra eficacia general de la organización.
Janet Hessler es director de materiales para una empresa de fabricación en Long Island, Nueva York.
Las fallas que descubrimos en nuestras campañas de marketing y las prácticas de documentación de producto de ingeniería encendió una luz en el proceso de manipulación que se encontraba en extrema necesidad de atención. Nuestra última solución, la cual puede verse en la Figura 2, elimina duplicaciones por almacenar todos los accesorios de productos acabados. El proceso original dictada en que tratáramos a los accesorios como lo hacemos con todos los requerimientos de producción. En realidad, merecen especial cuidado y atención y son un factor clave en la satisfacción del cliente. Las lecciones que hemos aprendido que surgían de los conflictos han racionalizado nuestros procesos de manipulación, impulsado nuestra calidad, y mejorar nuestra eficacia general de la organización.
Janet Hessler es director de materiales para una empresa de fabricación en Long Island, Nueva York.
